Usługi

Pragmatic media
& procurement
consulting

Strategia doboru agencji mediowych

Reklamodawcy muszą podejmować strategiczne decyzje dotyczące tego, w jaki sposób przekaz ich marki dotrze do konsumentów i kto (i w jakim stopniu) będzie w to zaangażowany. Wynik musi zapewniać najlepsze możliwości planowania mediów i konkurencyjne ceny, przy jednoczesnym minimalizowaniu narażenia na ryzyko i nadmiernej zależności od agencji. Niezależnie od tego, czy wybór padnie na model bezpośredni / wewnętrzny, jedną lub też wiele agencji, właściwa strategia musi opierać się na zrozumieniu dynamiki branży, graczy oraz własnej pozycji negocjacyjnej. Musi również zapewnić odpowiednie kontrole w celu długoterminowego budowania i/lub zachowania wartości dodanej aktywności mediowych.

Nasz zespół pomoże Ci w kompleksowej ocenie Twoich mocnych stron oraz obszarów do poprawy, wskaże szanse i zagrożenia zewnętrzne wynikające z aktualnego kontekstu branży medialnej, oraz pomoże zaprojektować odpowiednią strategię. Możemy również pomóc reklamodawcom ocenić wszystkie zalety i wady in-housingu niektórych działań medialnych na podstawie wewnętrznej struktury, możliwości, zasobów i długoterminowej stabilności przyszłego modelu.

Selekcja agencji mediowej / Przetarg mediowy

Po ustaleniu strategii należy wdrożyć odpowiedni proces selekcji, aby zapewnić optymalną konfigurację, z odpowiednimi warunkami umowy dotyczącymi kontroli, odpowiedzialności za wyniki oraz schematem motywacyjnym. Dobrze przeprowadzony przetarg może przycznić się znacznie do poprawy skuteczności i wydajności aktywności mediowych. Źle wykonany, zacementuje niekorzystny układ z agencją, który albo szybko się skończy (kolejny przetarg), albo będzie wciąż osiągał słabe wyniki.

Poprowadzimy i pomożemy w zaprojektowaniu odpowiedniego procesu (RFI, RFP), wraz ze wszystkimi wymaganymi elementami: zakresem prac i obowiązków agencji, briefami, głównymi warunkami komercyjnymi, praktycznymi testami dla agencji , komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną oraz kluczowymi klauzulami umownymi. Pomożemy dobrać i zaplanować potrzebne zasoby, najlepszą komercyjną konfigurację, a także kryteria oceny i podejmowania decyzji, które zapewnią płynność procesu. Cały projekt będzie zarządzany wraz z komitetem sterującym klienta, aby dostarczyć wyniki zgodne ze strategią agencji mediowej. Pomożemy Ci również zmaksymalizować Twoją pozycję negocjacyjną, tak aby Twoja umowa handlowa pozwoliła wyegzekwować od agencji obiecaną w procesie wartość dodaną.

Zarządzanie i kontrola aktywności mediowej

Zarządzanie istniejącymi relacjami z agencjami i dostawcami mediów zapewnia kontrolę nad kosztami, jakością i ostatecznie wartością, jaką reklamodawca uzyskuje ze swoich aktywności mediowych. Na początku należy określić proces współpracy pomiędzy różnymi działami klienta i agencjami. Właściwy proces określi i wyznaczy właściwe cele strategiczne związane z mediami, będzie dbać o poprawne relacje między reklamodawcą a agencją oraz pozwoli klientom mierzyć i kontrolować wartośc dodaną aktywności mediowych.

Rzeczywiste ceny mediów, dodatkowe koszty agencji i stron trzecich, parametry jakościowe i zgodność z zatwierdzoną strategią medialną powinny być zbieżne ze zobowiązaniami i wytycznymi agencji. Wszelkie odstępstwa od nich powinny być wykrywane we wczesnym stadim, aby umożliwić korektę.

Co więcej, agencja powinna brać odpowiedzialność za jakość usług i zasobów wymaganych do wykonania pełnego zleconego zakresu prac. Jest to bardzo istotne, ponieważ agencje często koncentrują się na maksymalizacji swojego zysku oraz mają problemy z pozyskaniem / utrzymaniem najlepszych pracowników, co często objawia się słabą jakością świadczonych usług.

Odpowiednia kontrola finansowa gwarantuje, że klient otrzyma całą należną mu wartość dodaną wygenerowaną przez agencję. Częścią zarządzania finansami jest weryfikacja istniejącego procesu od zakupu do zapłaty (P2P). Przy wielu kampaniach, typach mediów, dostawcach i wskaźnikach, raporty dotyczące wydatków na media są podatne na błędy lub nadużycia. 4-kierunkowe dopasowanie (zatwierdzony plan i zamówienie – faktycznie dostarczone media – faktura agencji – faktura od dostawcy mediów), przestrzeganie P2P i niezafakturowane media to punkty, które należy poddać skrupulatnej kontroli.

Wreszcie, wydajność usługi powinna zostać odpowiednio i obiektywnie oceniona w procesie ewaluacji agencji, gdzie bonus lub kara umowan zależna od wyników zostanie obliczona na podstawie istotnych wskaźników i rezultatów. Będą one również podstawą przyszłego planu działania, aby nieustannie poprawiać przyszłe wyniki mediowe.

Następujące obszary usług są oferowane przez Progmatic, aby zapewnić kontrolę nad wydatkami na media:

– Audyt mediowy: weryfikacja realizacji zobowiązań kosztowych i jakościowych KPIs;

– Kontrola planu mediowego: weryfikacja potencjalnych rozbieżności w zobowiązaniach kosztowych przed zatwierdzeniem planu mediowego;

– Zakres prac (SoW) i ocena realizacji umowy: kompleksowa weryfikacja, czy wszystkie elementy zawarte w kontrakcie / SoW zostały dostarczone zgodnie z umową;

– SoW i negocjacje umowy: wsparcie klienta w całym procesie negocjacji, od przygotowania planu negocjacji i oceny głównych argumentów, poprzez taktyki negocjacyjne, ocenę propozycji, po kwantyfikację wartości transakcji oraz podsumowanie wynegocjowanych warunków;

– (360°) ocena agencji: zarządzanie procesem oceny agencji zgodnie z warunkami umowy, jak również feedback od agencji (jeśli jest to pożądane przez klienta lub stanowi to część umowy);

– Rozliczenie i kalkulacja bonusu należnego agencji za osiągnięte wyniki, zgodnie z założeniami modelu motywacyjnego (performance-based fee) będącego częścią umowy;

– Weryfikacja cen: walidacja próbki faktur pod kątem zgodności z zatwierdzonymi zamówieniami i zakontraktowanymi cenami.

Akademia dobrych praktyk mediowych

W oparciu o nasze duże doświadczenie oferujemy reklamodawcom szkolenia z zakresu planowania, zakupu i zarządzania aktywnościami mediowymi.